fbpx

Dwight David Eisenhower powiedział kiedyś, że to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne. Nie sposób nie zgodzić się z człowiekiem, któremu Stany Zjednoczone zawdzięczają utworzenie NASA, przyłączenie Alaski i Hawajów oraz gro sukcesów politycznych i militarnych. Wyobrażam sobie, że Eisenhower jako dowódca, a później prezydent miał mnóstwo dylematów i musiał podejmować ogrom decyzji. I choć zapewne nie jesteś ani dowódcą sił zbrojnych, ani prezydentem, to z pewnością masz do zrealizowania cel. Może prowadzisz firmę i zajmujesz się działaniami marketingowymi, biznesowymi albo sprzedażowymi? A może po prostu planujesz swoje życie? Każde z tych działań wymaga odpowiedniego ustalenia hierarchii priorytetów. Jest wiele teorii na ten temat, ale ja polecam zapoznać się z tak zwaną matrycą Eisenhowera 

Co to jest Macierz Eisenhowera?

Macierz Eisenhowera służy do klasyfikowania ważnych aspektów życia codziennego lub zawodowego – jest graficznym przedstawieniem spraw do „załatwienia” z podziałem na:

metryca Eisenhowera

  1.     pilne i ważne,

  2.     niepilne i ważne,

  3.     pilne i nieważne,

  4.     niepilne i nieważne.

 

Planując swój czas warto jest się pochylić nad listą obowiązków na dany dzień, tydzień, miesiąc i postarać się przyporządkować je do poszczególnych sektorów w macierzy. Taki podział zadań spowoduje, że będziesz mieć wiedzę, które spośród nich są dla ciebie najważniejsze, którymi należ się zająć w pierwszej kolejności, a które mogą poczekać. A zatem, natychmiast zajmij się rzeczami z kategorii pilne i ważne – są to rzeczy, które po prostu musisz wykonać JUŻ – na przykład: odpowiedź na zapytanie klienta o ofertę, sprawdzenie dlaczego twoja strona się nie wyświetla itp.

 

Wiem, że największą trudnością może być tutaj przyporządkowanie zadań do odpowiedniego sektora macierzy czyli ustalenie, które zadania są rzeczywiście pilne i ważne, które niepilne, które są nieważne i którymi możesz się zająć później. Z doświadczenia wiem, że na początku ma się tendencję do wpisywania większości zadań do sektora pierwszego – ważne i pilne.

Jakie pytania należy sobie zadać aby ustalić rzeczy ważne?

– Czy to jest na pewno ważne dla mnie mojej firmy?

– Czy pomoże mi zrealizować moje cele i w jakim stopniu?

– Co może się stać, jeśli tego nie zrobię?

– Jakie będą efekty, gdy to zrobię?  

Aby określić to, co jest pilne możesz sobie zadać pytanie o termin realizacji.

– Co się stanie jeśli tego nie zrobię?!

– Co się stanie jeśli to zrobię?

 Jak ustalić priorytety?

pilne i ważneZadania pilne i ważne to takie, które mają znaczenie dla rozwoju twojej firmy, a ich niewykonanie może spowodować bardzo konkretne, negatywne skutki.

Nie byłabym sobą gdybym nie wspomniała tutaj o emocjach. Zadania pilne i ważne powodują napięcie, stres i poczucie lęku przed ich niewykonaniem. Jeśli na przykład nie naprawisz błędu, który pojawił się na twojej stronie internetowej tuż przed premierą nowego kursu, cała twoja praca może pójść na marne, a do tego stracisz wiarygodność w oczach klienta i pieniądze. Jeśli będziesz zwlekać z odpowiedzią na zapytanie klienta o twoją ofertę, to najzwyczajniej w świecie – pójdzie on do konkurencji, stracisz pieniądze, zaufanie i dobre imię. Jeśli nie zdążysz z napisaniem artykułu do magazynu to znowu stracisz pieniądze, nie dotrzesz z przekazem do szerokiego grona odbiorców, a tym samym stracisz okazję na rozwój i atrakcyjną współpracę oraz podniesienie prestiżu swojej marki.

Zadania długoterminowe

 

Zadania z grupy niepilnych ale ważnych to zadania bardziej długoterminowe – opracowanie planu realizacji działań marketingowych lub opracowanie contentu na dany czas, nawiązanie współpracy z influencerami lub zbudowanie bazy portali, na których możesz się ogłaszać, znalezienie kanałów, na których będziesz publikować swoje artykuły.

 

A może oddeleguj?

 

Zadania pilne i nieważne to zazwyczaj zadania, o które proszą inne osoby. Tutaj należy się zastanowić czy ich realizacja ma wpływ na ciebie i twój biznes, czy to zadanie jest rzeczywiście tak istotne. A jeśli zajmuje dużo czasu zastanów się czy na pewno musisz się nim zająć osobiście, czy możesz je delegować. Sama staram się jak najczęściej zlecać wykonywanie tych obowiązków. Możesz przecież delegować zadania z pierwszej lub drugiej części macierzy. Jeśli na stronie klienta nagle występuje błąd (problem z pierwszej ćwiartki), który uniemożliwia wyświetlanie strony zlecam to zadanie informatykowi. Teksty na bloga i przygotowanie tematów (druga ćwiartka) zazwyczaj wykonuję sama, ale korektę i dodanie na bloga już deleguję.

 Te zadania możesz przełożyć na później

metryca Eisenhowera

Zadania niepilne i nieważne to zazwyczaj zadania, które chciałoby się zrealizować i wydaje się, że byłyby one korzystne dla ciebie i twojego biznesu, a jednak nie zawsze tak jest. Czasem jest to po prostu jakaś zachcianka, coś co w danej chwili cię pociąga i wydaje się, że byłoby dobre, ale po dłuższym zastanowieniu okazuje się, że nie wnosi niczego ani do twojego biznesu, ani rozwoju.

 

 

 

Jeśli ustalisz już swoje priorytety, to po prostu przejdź do działania – realizuj zadania według ustalonych priorytetów. Idealnie byłoby gdyby twój czas zajmowały zadania z sektora drugiego – ważne i niepilne. Systematyczne zajmowanie się tą ćwiartką macierzy zminimalizuje ryzyko „gaszenia pożarów” i nerwowego wykonywania czynności, które noszą miano pilnych i ważnych, a mieszczą się w pierwszej ćwiartce. Najmniej uwagi i czasu powinno się poświęcać aktywnościom z sektora czwartego, ponieważ są to „pożeracze” czasu i energii stwarzające iluzję wykonywania obowiązków lub są po prostu zachciankami, na które szkoda twojego cennego czasu, bo niczego nie wnoszą do twojego życia. Z kolei zbyt duża ilość zadań znajdujących się w pierwszej ćwiartce może wywierać na tobie presję, a brak odpowiedniej ilości czasu na właściwą realizację spraw z tego sektora jest zwyczajnie stresujący, dlatego dobrze byłoby ograniczać ilość zadań znajdujących się w nim. Stanu, w którym ćwiartka pierwsza jest pusta nie unikniesz, bo zawsze będzie coś, co trzeba zrobić „na już”. Warto jest się też dobrze zastanowić nad zawartością ćwiartki trzeciej – czy zadania do niej przypisane  na pewno musisz wykonać samodzielnie lub wykonać, zakłócając wcześniej ustaloną hierarchię priorytetów i ich przypisanie do nadrzędnych części macierzy.

Jestem przekonana, że dobre sklasyfikowanie priorytetów i wypracowanie umiejętności ustalania zadań, które są naprawdę ważne i pilne lub nieważne i niepilne pomoże w zaoszczędzeniu czasu i lepszym realizowaniu celów, o których możesz również przeczytać w tym artykule. 

Jeśli lubisz narzędzia internetowe, to polecam skorzystać z Priority Matrix  przy pomocy którego w łatwy sposób możesz zarządzać swoimi zadaniami wg macierzy Eisenhowera.